Wer als Arbeitnehmer kündigen möchte, sollte zwei Dinge sauber trennen: die richtige Form der Kündigung und den sicheren Zugang beim Arbeitgeber. Beides ist wichtig. Eine Kündigung kann inhaltlich richtig formuliert sein und trotzdem unwirksam sein, wenn sie nicht schriftlich auf Papier unterschrieben wurde. Sie kann aber auch korrekt unterschrieben sein und trotzdem Probleme machen, wenn später niemand beweisen kann, dass sie rechtzeitig beim Arbeitgeber angekommen ist.
Bei einer Arbeitnehmerkündigung reicht eine E-Mail nicht aus. Auch Fax, WhatsApp, SMS oder ein eingescanntes PDF erfüllen die gesetzliche Schriftform nicht. Das Kündigungsschreiben muss ausgedruckt und eigenhändig unterschrieben werden. Gemeint ist eine echte Unterschrift mit Stift auf Papier. Dieses Original muss dem Arbeitgeber zugehen.
Kündigung per E-Mail oder WhatsApp ist unwirksam
Gerade weil viele Verträge heute digital abgeschlossen oder verwaltet werden, wirkt eine Kündigung per E-Mail auf den ersten Blick naheliegend. Beim Arbeitsvertrag ist das aber anders. Für die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses gilt die Schriftform. Die elektronische Form ist ausgeschlossen.
Das bedeutet: Eine Kündigung per E-Mail, WhatsApp, Fax oder über einen Messenger ist bei einem Arbeitsverhältnis nicht wirksam. Auch eine eingescannte Unterschrift oder eine digitale Signatur reicht in der Regel nicht aus. Arbeitnehmer sollten deshalb immer ein Originalschreiben auf Papier verwenden.
Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung
Eine der sichersten Möglichkeiten ist die persönliche Übergabe. Der Arbeitnehmer übergibt das Kündigungsschreiben direkt dem Arbeitgeber, dem Chef, der Geschäftsführung oder der Personalabteilung. Wichtig ist, dass der Empfang bestätigt wird.
Praktisch funktioniert das am besten mit einer Kopie des Kündigungsschreibens. Auf dieser Kopie sollte der Arbeitgeber den Empfang mit Datum, Uhrzeit, Name und Unterschrift bestätigen. So lässt sich später nachweisen, dass die Kündigung rechtzeitig abgegeben wurde. Der Inhalt des Schreibens ist dabei ebenfalls klar, weil die Bestätigung direkt auf der Kopie der Kündigung erfolgt.
Kündigung per Einwurfeinschreiben
Eine weitere Möglichkeit ist das Einwurfeinschreiben. Dabei wird das Originalschreiben per Post verschickt und der Einwurf in den Firmenbriefkasten dokumentiert. Das ist besser als ein normaler Brief, weil der Absender zumindest einen Nachweis über die Sendung und den Einwurf erhält.
Trotzdem sollte man sich nicht blind auf das Einwurfeinschreiben verlassen. Der Sendungsstatus zeigt in erster Linie, dass eine Sendung eingeworfen wurde. Er beweist nicht automatisch, welches konkrete Schreiben im Umschlag war. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, sollte zusätzlich dokumentieren, dass genau die unterschriebene Kündigung in den Umschlag gelegt wurde.
Zustellung durch Bote, Kurier oder Zeuge
Eine Kündigung kann auch durch einen Boten zugestellt werden. Dieser bringt das Originalschreiben zum Arbeitgeber und kann später bestätigen, was zugestellt wurde, wann die Zustellung erfolgte und an welcher Adresse der Einwurf oder die Übergabe stattgefunden hat.
Wichtig ist, dass der Bote nicht nur einen verschlossenen Umschlag erhält. Er sollte vorher sehen, dass sich die unterschriebene Kündigung im Umschlag befindet. Noch besser ist es, wenn er das Schreiben kurz ansehen, die Kuvertierung nachvollziehen und anschließend den Einwurf oder die Übergabe dokumentieren kann.
Der Poststempel reicht nicht aus
Bei Kündigungsfristen zählt nicht der Tag, an dem die Kündigung abgeschickt wurde. Entscheidend ist der Zugang beim Arbeitgeber. Der Poststempel hilft deshalb nur begrenzt. Wenn die Kündigung zu spät beim Arbeitgeber ankommt, kann die Frist versäumt sein, auch wenn der Brief rechtzeitig aufgegeben wurde.
Wer seine Kündigungsfrist einhalten möchte, sollte deshalb ausreichend Puffer einplanen. Besonders kurz vor Monatsende, an Wochenenden oder vor Feiertagen kann es riskant sein, sich allein auf die Postlaufzeit zu verlassen. Sicherer ist eine Zustellung, bei der Datum, Uhrzeit und Empfängeradresse nachvollziehbar festgehalten werden.
Warum der Zugangsnachweis so wichtig ist
Als Arbeitnehmer trägt man im Streitfall grundsätzlich das Risiko, den Zugang der eigenen Kündigung beweisen zu müssen. Wenn der Arbeitgeber behauptet, keine Kündigung erhalten zu haben, muss der Arbeitnehmer erklären können, wann und wie das Schreiben zugestellt wurde.
Deshalb sollte eine Kündigung nicht einfach nur „irgendwie“ abgegeben oder verschickt werden. Entscheidend ist, dass später nachvollziehbar bleibt, welches Schreiben zugestellt wurde, wann es zugestellt wurde und wer den Vorgang bestätigen kann. Genau hier kann eine dokumentierte Zustellung durch einen Boten helfen.
Original unterschreiben und Zustellung sauber dokumentieren
Für Arbeitnehmer gilt: Die Kündigung muss schriftlich auf Papier erstellt und eigenhändig unterschrieben werden. Danach muss das Original so übermittelt werden, dass der Zugang beim Arbeitgeber nachweisbar ist. Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung, Einwurfeinschreiben oder Zustellung durch Boten sind dafür typische Wege.
DokuSecur konzentriert sich auf den Teil, der im Streitfall oft entscheidend wird: die nachvollziehbare Zustellung. Für den Auftraggeber zählt nicht nur, dass ein Schreiben auf den Weg gebracht wurde. Wichtig ist, dass später dargelegt werden kann, wann welches Originaldokument an welche Adresse zugestellt wurde. Eine gerichtliche Bewertung im Einzelfall lässt sich nie garantieren, aber eine sauber dokumentierte Zustellung verbessert die Beweislage deutlich.
