Eine Abmahnung im Arbeitsrecht sollte nicht allgemein oder schwammig formuliert sein. Sie muss dem Arbeitnehmer klar zeigen, welches Verhalten beanstandet wird, warum dieses Verhalten eine Pflichtverletzung darstellt und was künftig erwartet wird. Außerdem sollte deutlich werden, dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen können.
Gerade wenn eine Abmahnung später vor dem Arbeitsgericht eine Rolle spielt, kommt es auf genaue Formulierungen an. Allgemeine Vorwürfe wie „Sie arbeiten schlecht“, „Sie sind unzuverlässig“ oder „Ihr Verhalten ist nicht akzeptabel“ reichen meistens nicht aus. Der konkrete Vorfall muss nachvollziehbar beschrieben werden.
Formale Angaben zur Abmahnung
Eine Abmahnung sollte zunächst die wichtigsten formalen Daten enthalten. Dazu gehören der Name und die Anschrift des Arbeitgebers, der Name und die Anschrift des Arbeitnehmers, das Ausstellungsdatum und eine klare Überschrift wie „Abmahnung“.
Außerdem sollte erkennbar sein, wer die Abmahnung ausspricht. In der Praxis sollte das Schreiben von einer weisungsbefugten Person unterzeichnet werden, zum Beispiel vom Arbeitgeber, der Geschäftsführung, der Personalabteilung oder einer dazu berechtigten Führungskraft. Eine schriftliche Abmahnung ist aus Beweisgründen dringend zu empfehlen.
Der konkrete Vorfall muss genau beschrieben werden
Der wichtigste Teil einer Abmahnung ist die genaue Beschreibung des beanstandeten Verhaltens. Der Arbeitnehmer muss verstehen können, was ihm konkret vorgeworfen wird. Dafür sollten Datum, Uhrzeit, Ort und der tatsächliche Ablauf möglichst genau genannt werden.
Wenn andere Personen beteiligt waren oder den Vorfall beobachtet haben, kann auch das relevant sein. Die Abmahnung sollte aber sachlich bleiben und keine überzogenen Bewertungen enthalten. Entscheidend ist, dass der Sachverhalt so beschrieben wird, dass später nachvollzogen werden kann, worum es genau ging.
Die Pflichtverletzung muss erkennbar sein
Eine gute Abmahnung beschreibt nicht nur den Vorfall, sondern erklärt auch, warum dieses Verhalten gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstößt. Das kann zum Beispiel eine Verletzung der Arbeitszeitpflicht, der Anzeigepflicht, der Sorgfaltspflicht, der Weisungen des Arbeitgebers oder betrieblicher Regeln sein.
Der Arbeitnehmer soll erkennen können, welches Verhalten aus Sicht des Arbeitgebers nicht vertragsgemäß war. Nur dann kann er sein Verhalten künftig ändern. Eine Abmahnung ohne klar erkennbare Pflichtverletzung ist angreifbar.
Aufforderung zur Verhaltensänderung
Eine Abmahnung sollte immer klar sagen, was künftig erwartet wird. Es reicht nicht, nur vergangenes Verhalten zu kritisieren. Der Arbeitnehmer muss unmissverständlich aufgefordert werden, das beanstandete Verhalten ab sofort zu unterlassen oder seine arbeitsvertraglichen Pflichten künftig ordnungsgemäß zu erfüllen.
Diese Aufforderung sollte deutlich, aber sachlich formuliert sein. Ziel ist nicht eine möglichst scharfe Sprache, sondern eine klare arbeitsrechtliche Aussage. Der Arbeitnehmer muss wissen, welches Verhalten künftig verlangt wird.
Warnung vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen
Eine Abmahnung ist mehr als eine einfache Ermahnung. Sie soll den Arbeitnehmer auch warnen. Deshalb sollte ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass bei einer Wiederholung arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen können. Dazu kann auch eine Kündigung gehören.
Fehlt diese Warnung, kann das Schreiben unter Umständen eher als bloße Ermahnung verstanden werden. Gerade wenn die Abmahnung später als Grundlage für weitere arbeitsrechtliche Schritte dienen soll, ist die Warnfunktion entscheidend.
Unterschrift und Zuständigkeit
Eine Abmahnung sollte von einer zuständigen oder weisungsbefugten Person unterschrieben werden. Das kann je nach Unternehmen der Arbeitgeber selbst, ein Geschäftsführer, ein Personalleiter oder eine andere berechtigte Führungskraft sein.
Auch wenn eine Abmahnung nicht in jedem Fall zwingend handschriftlich unterschrieben sein muss, ist die Unterschrift aus praktischen Gründen sinnvoll. Sie macht das Schreiben verbindlicher und hilft, den Ursprung der Abmahnung später besser nachzuvollziehen.
Abmahnung zeitnah aussprechen
Für eine Abmahnung gibt es keine starre gesetzliche Frist. Trotzdem sollte sie zeitnah nach dem Vorfall erfolgen. Wenn der Arbeitgeber zu lange wartet, kann die Warnfunktion schwächer werden. Der Arbeitnehmer soll den Zusammenhang zwischen Vorfall und Reaktion klar erkennen können.
Vor dem Ausspruch der Abmahnung sollte der Sachverhalt aber trotzdem sorgfältig geprüft werden. Eine vorschnelle oder ungenaue Abmahnung kann später mehr schaden als nutzen. Besser ist ein sauberes, konkretes und nachvollziehbares Schreiben.
Auch die Zustellung muss nachweisbar sein
Der Inhalt der Abmahnung ist nur eine Seite. Die andere Seite ist die Zustellung. Wenn der Arbeitnehmer später behauptet, die Abmahnung nie erhalten zu haben, muss der Arbeitgeber den Zugang nachweisen können.
Deshalb sollte dokumentiert werden, wann und wie die Abmahnung übergeben oder eingeworfen wurde. Eine persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung ist stark. Verweigert der Arbeitnehmer die Bestätigung, kann ein Zeuge die Übergabe bestätigen. Auch eine Zustellung durch Bote kann sinnvoll sein, wenn der Inhalt und die Zustellung sauber dokumentiert werden.
Eine Abmahnung muss klar, konkret und belegbar sein
Eine brauchbare Abmahnung enthält nicht nur eine Kritik am Verhalten des Arbeitnehmers. Sie beschreibt den Vorfall konkret, benennt die Pflichtverletzung, fordert zur Verhaltensänderung auf und warnt vor möglichen Konsequenzen im Wiederholungsfall. Zusätzlich sollte die Zustellung so dokumentiert werden, dass der Zugang später nachvollziehbar bleibt.
DokuSecur setzt genau an diesem letzten Punkt an: Wichtige Schreiben sollen nicht nur erstellt, sondern auch dokumentiert zugestellt werden. Für den Auftraggeber zählt, dass später erkennbar bleibt, wann welches Dokument an welche Adresse übergeben oder eingeworfen wurde. Eine gerichtliche Bewertung im Einzelfall lässt sich nie garantieren. Eine saubere Dokumentation verbessert aber die Beweislage deutlich.
